Un Programme de Gestion Intégrée pour un artisan ?

On peut s’intérroger sur l’utilité d’un logiciel de gestion intégrée pour un artisan, un indépendant, une TPE, etc… « On s’en sort très bien avec un tableur ! ».

Le tableur, par exemple Calc d’Open Office ou Excel de Microsoft, c’est le couteau suisse de la bureautique. Il dispose d’un joli éventail de possibilités et, dans bien des cas, il dépanne sérieusement, au point qu’on s’en accomode souvent au quotidien.

Mais dès qu’il s’agit de pousser les fonctionnalités, on atteint rapidement ses limites, et finalement on bricole avec son canif, on fait avec, on s’adapte… Mais la scie, ou le tire-bouchon ou même la « grande » lame du couteau suisse ne peuvent se comparer à l’usage avec une vraie scie égoïne, ou un tire-bouchon ou un couteau professionnel.
Et dès qu’on y vient, à l’outil professionnel, on s’ouvre des possibilités hors de portée jusqu’alors, voire même insoupçonnables !

De même, le tableur ne sera pas adapté pour réaliser les opérations poussées, et surtout intégrées, d’un programme de gestion intégrée (PGI).

Alors qu’est-ce que ce PGI apporte de plus que le tableur ?

Un artisan, par exemple, doit gérer des « tiers » : ses prospects et clients particuliers ou professionnels mais aussi ses fournisseurs. Il peut bien entendu faire ça dans un tableur, certes… Il aura un annuaire, c’est le minimum.

Par rapport à ses fournisseurs, il lui faut gérer des contacts, des produits, peut-être même des services, des commandes, des factures, des contrats éventuellement. Peut-être aura-t-il d’ailleurs plusieurs fournisseurs pour un même produit, avec des tarifs et des conditions de paiement différents. Les choses se compliquent déjà un peu s’il veut gérer ça facilement dans son tableur, sans y passer des heures et sans erreur.

Et concernant ses clients, il va produire des devis, peut-être des commandes ou parfois des contrats, et toujours des factures qu’elles soient d’acompte ou de doit, ou encore des avoirs… toutes informations et documents qu’il peut associer à ses clients et accéder très simplement, d’un « simple clic » avec un PGI.

Mais encore, par rapport à ces « tiers », il faut souvent gérer des agendas pour les rendez-vous, les livraisons, les interventions, les appels téléphoniques, les relances, etc… Le PGI apporte toutes ces fonctionnalités, bien au delà d’une simple gestion d’annuaire clients/fournisseurs, et ce juste en quelques clics.

Ses produits, parfois composés de « sous-produits », sont gérés en stock ? Chaque entrée ou sortie du stock, lors des livraisons fournisseurs ou fournitures aux clients dans le cadre de prestations (devis, commande, facture) est automatiquement mise à jour dans le PGI. Inutile de saisir la même information dans différents fichiers ou feuilles de calcul. Le produit A qui figure dans le devis, puis plus tard dans la facture est automatiquement décompté du stock au bon moment, naturellement.

Si on veut relier toutes ces choses entre-elles dans des feuilles de calcul de tableur on s’aperçoit vite qu’il faut de sérieuses compétences, surtout si on veut pouvoir retrouver les éléments par « n’importe quel bout ». Par exemple, tel produit, je le prends chez qui, à combien, quand, et je le revends à qui, à combien, etc ?… Ce client m’a pris quoi, en détail, depuis sa 1ère commande, quand, et sous quelles conditions particulières (remises par exemple, ou échéancier de paiement) ?…
Un PGI permet de faire des statistiques sur les produits et services, les clients, les périodes, etc…

On peut aussi aborder quelques aspects de trésorerie, voire de comptabilité simplifiée, tenant compte des taux de TVA, et toujours à partir des données saisies une seule fois, lors des paiements des achats et des ventes réalisées.

Toutes ces fonctions les plus importantes parmi d’autres encore sont la raison même d’exister des PGI. Les entreprises (grosses, moyennes ou petites) qui considèrent qu’elles n’ont pas de temps à perdre dans des activités qui ne sont pas leur métier, telles que développer des feuilles de calcul, des macros, etc… relevant des métiers informatiques, s’équipent en PGI.

D’accord, mais le PGI est-il facile à prendre en main ?

Comme tout logiciel, il faut bien sûr un temps d’apprentissage, mais pour qui aura déjà tâté du tableur, l’exercice est loin d’être insurmontable, même si c’est encore différent.
Et pour celles ou ceux qui sont débutants en informatique, il ne s’agit pas non plus d’un parcours du combattant !

Pour une fois, l’approche n’est pas informatique mais fonctionnelle. On ne parle pas de case, de formule et encore moins de tableaux croisés dynamiques !

On parle de contact, de client ou de fournisseur, tous identifiés par leurs noms, adresses, etc… On parle de produit et service, de devis, tarifs, commandes, factures, bref que du concret dans la vie de tous les jours de l’artisan, de l’indépendant, du patron de TPE, ou encore du commerçant.

I.d & l préconise notamment le PGI libre Dolibarr pour sa simplicité de mise en œuvre et d’utilisation, et bien entendu parce qu’il répond à (presque ?) tous les besoins des « petits professionnels » !

Outre l’installation de la solution sur une plate-forme libre, puis la configuration spécifique selon les besoins identifiés avec le professionnel, i.d & l assure la prise en main du PGI, généralement lors de deux sessions de 2h, puis l’assistance à la demande lorsqu’il reste des situations à clarifier.

Comme souvent dans le monde des logiciels libres, il existe une communauté active d’entre-aide à l’utilisation du logiciel, auprès de laquelle toutes les questions peuvent être posées, voire ont déjà reçu des réponses. Le forum de Dolibarr est ce lieu d’échange entre les utilisateurs du PGI et ses concepteurs/développeurs français.

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