Identifier les besoins informatiques, rédiger un cahier des charges et valider les propositions

Un rapport sur l’implantation de l’informatique au sein des TPE, publié en novembre 2010 par la région Aquitaine (Diagnostic Numérique Aquitaine 2010) indique que «malgré la massification des équipements, les entreprises de la Région expriment un fort besoin d’information et d’accompagnement par leurs partenaires. En effet, les chefs d’entreprises éprouvent des difficultés pour identifier leur besoin en matière de TIC (30% d’entre eux) ainsi que pour rédiger un cahier des charges (20%).»
Par ailleurs, ce rapport précise également que «35% d’entre elles ont du mal à trouver des solutions s’intégrant facilement à l’existant.»

Un constat peu surprenant, qui serait sans doute très similaire en Midi-Pyrénées ou partout en France.

Livrés à eux-mêmes et surtout aux seuls canaux de distribution de matériels informatiques, les chefs de petites et moyennes entreprises auront sans aucun doute beaucoup plus de facilités à se faire « conseiller » telle ou telle machine dernier cri dont les performances dépasseront, et de loin !, leurs besoins réels, qu’à se faire aider pour mieux définir leurs besoins fonctionnels réels en la matière.
En effet, pour cette activité « amont », indispensable, vers qui se tourner ?

Le distributeur d’une solution logicielle pour entreprises peut-il être juge et partie ? N’orientera-t-il pas naturellement son analyse des attentes de son client vers la ou les solutions de son catalogue ? Vendre ses solutions est sa raison d’être, il doit donc le convaincre de sa nécessité de la plupart sinon de la totalité des fonctionnalités offertes par la solution logicielle qu’il lui propose.

Il ne s’agit pas là d’une assistance à l’identification des besoins et à l’établissement d’un cahier des charges, ces étapes retenues comme difficiles par les chefs d’entreprises petites et moyennes, comme le souligne le rapport.

Celles-ci auront donc du être réalisées avant de s’adresser aux circuits de distribution informatique.

A une autre échelle

Les grandes entreprises ont recours à des sociétés de conseil informatique dont les consultants assurent des activités d’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage (AMOA) informatique. Il s’agit précisément pour ces consultants d’aider des cadres de l’entreprise à définir des besoins fonctionnels, voire des stratégies, dont découlent généralement des cahiers des charges. Ceux-ci sont alors émis auprès de prestataires qui y répondent sous forme de propositions techniques et commerciales.

Ainsi, le décideur de l’entreprise peut évaluer, parfois encore avec l’aide du consultant en AMOA, l’adéquation entre ses besoins, retranscrits dans le cahier des charges, et les réponses reçues. Son choix en sera facilité, surtout si les besoins sont clairement identifiés et exprimés dans le cahier des charges, et bien entendu correctement repris dans les propositions.

Fort d’une expérience de 25 ans de service informatique auprès de grands comptes de la place toulousaine, dont des activités d’AMOA informatique, j’ai pleinement conscience des enjeux que représentent ces étapes initiales d’un projet informatique pour un décideur au sein d’une petite ou moyenne entreprise.

Mon sentiment, après plusieurs mois d’activité pour i.d & l, confirme le rapport de ce « Diagnostique Numérique Aquitaine 2010 » : les artisans, les responsables de TPE ou de PME, ou encore les indépendants se trouvent souvent devant un revendeur informatique avant d’avoir « posé » leurs besoins réels, c’est un aspect des choses qui leur échappe.

I.d & l est à même d’offrir ces services d’accompagnement auprès de ces décideurs, responsables d’entreprises petites ou moyennes, pour les aider à identifier et formaliser leur besoins informatiques, établir un cahier des charges et identifier les réponses adéquates. Que ce soit en prestation d’assistance à la durée ou au forfait, des solutions peuvent être étudiées et proposées à la demande.

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