Gérer son association sereinement

Si gérer une association peut paraître de prime abord simple et accessible, toutes celles et ceux qui s’y sont frottés vous feront part des difficultés rencontrées, parfois insoupçonnables… Comme souvent, on part avec le couteau suisse de l’informatique, le « tableur », en y consacrant d’abord assez peu de temps pour un fichier des adhérents plutôt simple(t). Puis, les besoins émergeant, on y consacre de plus en plus de temps pour étendre les fonctionnalités de l’outil maison, et cet investissement croissant hypothèque très vite toute velléité de changement d’outil : on y a passé tant de temps que ça rimerait à quoi de changer d’outil ? Et puis quel outil d’abord ?
L’illustration d’une approche inadaptée : entre un problème et sa solution, il y a une méthode.

Et en l’occurrence, une méthode pragmatique serait de se poser les questions qui s’imposent avant de commencer, et non pas faire l’inventaire des outils qu’on pense maîtriser et « faire avec ». Si cela peut prendre un peu de temps à l’initialisation du « projet », il est probable que cela en fasse gagner beaucoup, sinon énormément, par la suite.

Des outils libres pour les associations

Le monde du logiciel libre / Open Source a depuis longtemps déjà développé des solutions intégrées pour de nombreux types d’associations, très souvent en partenariat avec des associations elles-mêmes. Une recherche sur la toile permet de s’en faire une idée : galette, garradin, dolibarr, … J’ai retenu ce Programme de Gestion Intégrée qui propose en standard des modules de gestion administrative des associations.

Logo Dolibarr

Contrairement à un bricolage maison maîtrisé par « un-qui-sait », Dolibarr est un véritable plus pour l’ensemble des acteurs au sein de l’association. Les adhérents, membres bienfaiteurs, d’honneur, du bureau, etc…, ou administrateurs ont chacun leur propre niveau d’interaction avec le logiciel, facilitant grandement la gestion courante.

Dolibarr offre de très nombreuses fonctionnalités permettant d’administrer sereinement son ou ses associations, au rang desquelles en vrac :

  • Gestion des comptes bancaires
  • Annuaires des prospects et/ou client et/ou fournisseurs
  • Annuaires des contacts
  • Gestion des actions/taches avec un agenda intégré (ou lien avec webcalendar)
  • Gestion des commandes
  • Gestion des factures clients et fournisseurs
  • Gestion des paiements
  • Gestion des virements bancaires
  • Export PDF de tous les éléments (factures, propositions commerciales, commandes, bons expéditions, etc…)
  • Gestion des adhérents d’association
  • Gestion des dons
  • Agenda
  • Rapports
  • Fonctions d’exports
  • Calcul des échéances d’adhésions,
  • Mailings aux adhérents,
  • Édition d’étiquettes pour les envois postaux,
  • Production des fiches et cartes d’adhérents avec ou sans photo, chacun pouvant modifier sa propre fiche,
  • Historique d’utilisation, etc…

Dolibarr est simple et convivial d’utilisation, multilingue et permet de filtrer les affichages pour mieux s’y retrouver.

Une techno web 2.0

Contrairement à « l’outil maison » sur un PC isolé, Dolibarr s’installe sur un serveur Web : une machine disposant de fonctionnalités de mise à disposition des fonctionnalités du logiciel dans n’importe quel navigateur, libre tant qu’à faire (Firefox, Chromium, …), et disposant d’une base de données sécurisée.

Ce serveur Web peut être installé chez un hébergeur ou sur un PC dédié de l’association qui, s’il est connecté à Internet et en fonctionnement permanent, sera ce qu’on appelle une solution d’auto-hébergement.

Ainsi toute personne autorisée (sécurisation par mot de passe et profil utilisateur) pourra accéder aux fonctions du  système selon son profil, en toute autonomie.

Si, « sorti de boîte » le logiciel couvre certainement les besoins d’une grande proportion d’associations, il faut noter qu’il est tout à fait possible d’étendre les caractéristiques du produit avec des greffons (plugins).

Une techno maîtrisée par i.d & l

Comme précisé plus haut, Dolibarr est un Programme de Gestion Intégrée qui répond aux attentes des associations, mais aussi à la base aux PME/TPE et aux activités indépendantes. Dans ce cadre, i.d & l fournit depuis 2010 des prestations de conseil, de mises en œuvre, de formation et de personnalisation de Dolibarr à plusieurs de ces clients professionnels en région toulousaine, pour leur plus grande satisfaction.

Sous licence libre GNU/GPL, Dolibarr est également gratuit, ce qui revient à dire que seules les prestations d’i.d & l d’installation, configuration, formation et assistance à l’utilisation sont tarifées, un changement par rapport aux logiciels payants sous licence propriétaire pour lesquels on se retrouve souvent seul devant un « kit d’installation », avec pour seul support une notice minimale et pas ou peu d’assistance, sinon passablement onéreuse et/ou aléatoire sur la toile…


Mettre en œuvre une solution informatique intégrée (type Dolibarr) pour gérer son association, c'est...

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Une réponse à Gérer son association sereinement

  1. GRIMAUD dit :

    juste un logiciel pour gérer une association de plus 300 adherents

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